لغت Getting Things Done به معنای "انجام دادن کارها" است. این روش مدیریتی توسط دیوید آلن خلق شده است و کتابی به همین نام نیز منتشر کرده است.
در این روش شخص، وظایف را در خارج از ذهن خود نگهداری می کند و به این وسیله ذهن از به یاد آوردن تمام چیزهایی که باید انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز می کند. این روش، نمونه ای کاربردی از تئوری علمی ذهن گسترده یا ممتد است که بر حافظه خارجی تکیه می کند.
در سیستم مدیریت زمان سنتی اولویت ها، نقش مرکزی را بازی می کنند. ولی آلن در روش خود دو مفهوم کلیدی را مطرح می کند: کنترل و چشم انداز.
او از سه الگوی اساسی برای رسیدن به کنترل و چشم انداز، نام می برد:
- چرخه کاری
- یک بدنه کاری با 6 سطح از درجات تمرکز (درجه 5: زندگی. درجه 4: چشم انداز درازمدت. درجه 3: اهداف 1-2 ساله. درجه 2: حوزه تمرکز و پاسخگویی. درجه 1: پروژه های جاری. درجه 0: اقدامات جاری)
- روش نقشه ریزی طبیعی
این روش، ذخیره و ردیابی و بازیابی کردن تمامی اطلاعاتی را که با کار مورد نظر و انجام دادنی مرتبط هستند، آسان می کند.
دیوید عقیده دارد تمامی موانع و انسدادهای ذهنی که با آن برخورد می کنیم، به دلیل نداشتن نقشه مناسب و کافی است. برای مثال در یک پروژه ما باید بدانیم به چه می خواهیم دست یابیم و چه کارهای مشخصی برای رسیدن به آن باید انجام شوند؟ این کار با تمرین زیاد به دست می آید در نتیجه در ذهن ما یک سری از کارهای متوالی ذخیره می شوند که در آینده نیاز نخواهد بود برای رسیدن به آن نقشه جدید بکشیم.
دیوید ادعا می کند سیستم یادآوری ذهن ما ناکاراست و به ندرت به یاد ما می آورد که در حال حاضر چه باید بکنیم؟ در نتیجه کارهای بعدی که در بخش مطمئن سیستم ما ذخیره می شوند محافظین خارجی هستند که آنچه واقعا باید انجام شود را به یاد ما می آورند.
سید حامد واحدی
28 دي 1396